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Inteligencia aplicada a la empresa veterinaria

Disponiendo de un sistema de gestión que haga foco en el análisis de indicadores estratégicos para el emprendimiento, se podrán tomar decisiones basadas en información precisa y no en una simple suposición.

Daniel Bonet y Martín Elizalde
Representantes del sistema de gestión MyVete.com.
dbonet@farosdelsur.com
melizalde@farosdelsur.com

La inteligencia de negocio, o BI, por sus términos en inglés: “Business Intelligence”, se define como la habilidad corporativa para tomar decisiones.
En el sector veterinario surge como una oportunidad que se le ofrece al usuario, de transformar su información en capacidad de análisis estratégica.
La estrategia de inteligencia de negocio constituye una ventaja competitiva esencial para todas aquellas veterinarias que busquen un profundo conocimiento de sí mismas. Esta ventaja consiste en dar una información privilegiada a la persona adecuada, en el momento preciso.
Notamos que las clínicas generan muchos datos sin tener la capacidad ni las herramientas para analizarlos y tomar decisiones.
Muchas de ellas son ricas en datos, pero pobres en información y conocimiento.
En muchos casos, destinan tiempo y recursos a obtener informes que no permiten determinar si están logrando los objetivos establecidos, tomando decisiones basadas en el sentido común pero no en datos contrastables. Esto es básicamente lo que la inteligencia de negocio nos ofrece.
Si bien el concepto de BI se presenta novedoso para el sector, sería un error pensar que las estrategias de negocios sólo pueden ser adoptadas por las grandes empresas. Los costos estructurales de las veterinarias, no representan una limitante para implementar este tipo de estrategia.
Por el contrario, las veterinarias que no apliquen este tipo de conceptos, puede quedar fuera de mercado o competir en él con una clara desventaja respecto de la competencia.
Para explicar de forma sencilla cómo funciona una herramienta de BI diremos que su funcionamiento básico consiste en extraer datos, homogeneizarlos, y presentarlos, entendiendo al destinatario como aquel usuario de negocio con capacidad de análisis y decisión.
A través de un cuadro de mandos integral se puede obtener una visión clara de la operación diaria. Del mismo modo, se podrá determinar fehacientemente el cumplimiento de objetivos a corto, mediano, y largo plazo.

¿Cómo ponerla en marcha?
La puesta en marcha de un proyecto de inteligencia de negocio no es algo que se pueda comprar, sino que se debe construir.
Por tal motivo es importante la relación entre la plataforma de trabajo, el usuario y eventualmente el consultor.
En general el proceso consta de cuatro fases:

• Diagnóstico: Se identifican las necesidades del veterinario, su modelo de gestión y su sistema de información.
• Planificación: Se evalúan las necesidades básicas para que el veterinario pueda incorporar la estrategia de BI.
Aquí se evalúa si necesitará capacitación, consultoría en gestión y análisis estratégico, y la incorporación un sistema de gestión integral y BI.
• Implementación: Se ejecutará el plan de forma tal de poner en marcha el sistema de gestión y BI, y se capacitará a los usuarios de la clínica definiendo sus roles y responsabilidades.
• Operación: Se definirán objetivos del negocio, los indicadores que permitirán medir su cumplimiento, las acciones tácticas y estratégicas para lograrlos y se utilizarán las herramientas informáticas de BI para seguir el comportamiento de los mismos y medir los resultados.
Esta última fase es un proceso continuo y cíclico durante la vida del negocio, convirtiéndose en práctica habitual en su gestión estratégica.
Vale aclarar, que las cuatro fases mencionadas se deben llevar a cabo de forma sencilla y paso a paso, acompañando al veterinario en este proceso.

¿Cuáles son los beneficios concretos?
1. Nos olvidamos de las especulaciones. Muchas veces se considera que los negocios funcionan igual que los juegos de azar. Cuando el futuro de la veterinaria está en juego, estos métodos no son nada útiles.
Si el funcionamiento de la misma se sostiene en conjeturas, es porque falta información para construir una estructura fiable para tomar decisiones.
2. Nos da respuestas más rápidas. Las herramientas de BI, permiten obtener información sin tener que perder grandes períodos de tiempo en analizar grandes volúmenes de datos. Al contrario, nos permiten analizar de forma ágil gran cantidad de datos, para estar siempre concentrados en la identificación de la información esencial para la toma de decisiones.
Algunos ejemplos son: ¿cuál es el rendimiento de la clínica para tal o cuál producto? ¿Cuál es el medio de pago más utilizado? ¿Cuál es el valor del ticket promedio en monto y/o unidades? ¿En qué períodos tengo mis picos de ventas? ¿Cuál es el servicio o producto que más me conviene vender? ¿Quiénes son los clientes más fieles y cuales los más rentables?, etc, etc.
3. Nos permite conseguir información valiosa sobre el comportamiento de nuestros clientes.
4. Nos permite identificar oportunidades de venta cruzada y up selling (mejorar la rentabilidad en la venta dirigiendo al cliente en la compra y que se le ofrece). Permite mejorar los modelos de ventas tradicionales, utilizando la información que obtenemos de los clientes y su comportamiento de compra.
5. Favorece la identificación de nuestros costos de producción reales. Basados en la información de operación que brinda el sistema, podemos optimizar procesos y costos para aumentar la rentabilidad del negocio.
6. Nos permite entender mejor el pasado, presente y futuro de nuestra empresa. Uno de los puntos fuertes, quizás el más fuerte, es darle la oportunidad al veterinario de conocer cuál es su presente, su identidad comercial, que le permitió llegar a donde está, y a través todos estos datos transformarlos en información para proyectar de forma analítica su futuro.

Un ejemplo práctico
Vamos a realizar un ejercicio de ejemplo para que pueda entenderse mejor el concepto de la inteligencia de negocio y sus beneficios. Supongamos el lanzamiento de un nuevo producto para prevenir patologías de la piel en caninos.

Caso 1:
Inteligencia aplicada a la empresa veterinariaSi en nuestra clínica veterinaria llevamos la información de fichas clínicas y ventas en papel o tenemos un sistema que no da los reportes adecuados; la venta y aplicación de este nuevo producto lanzado al mercado, seguramente solo la haremos a medida que a nuestra clínica acudan pacientes que identifiquemos con patologías de la piel.
O sea, nuestros ingresos con este nuevo producto dependerán de quienes acudan en el futuro con esta patología.

Caso 2:
Ahora, si por el contrario, contamos con un sistema en el cual venimos registrando toda la información de historias clínicas, productos, ventas, etc., y el mismo cuenta con una herramienta de BI, podríamos segmentar en un reporte rápidamente que clientes con pacientes activos, han concurrido en el pasado a nuestra clínica con casos de patología de piel, y cuya especie sea caninos, obteniendo además de esta segmentación los datos de contacto como por ejemplo mail y teléfono celular, y enviarles así una campaña para que acudan a obtener este producto a nuestra clínica, explicando los beneficios que obtendrían.
Seguramente con esta campaña, un porcentaje de estas personas acudirán a la clínica a adquirir el producto, generándonos un diferencial en la venta respecto al caso 1) y, además, generándonos beneficios adicionales de valor agregado, como el reconocimiento de nuestros clientes por estar atentos de la salud de sus mascotas, y así generando fidelización.

Conclusión
Sin lugar a dudas, la inteligencia de negocio ha dejado de ser un lujo para ser una necesidad fuertemente requerida por el sector, siendo su utilización fundamental para destacarse en un mercado cada vez más competitivo, y lleno de oportunidades que solo podrá alcanzar de forma eficaz y eficiente quien base la toma de decisiones de su negocio en función del análisis de información precisa y oportuna, y no en una simple suposición.
Es importante tener en cuenta que este proceso puede implementarse de forma simple y en un esquema de crecimiento gradual y de mejora continua, no siendo necesarias grandes inversiones iniciales, y logrando importantes resultados, en base a los cuales se tenga real conocimiento del costo beneficio de esta herramienta, creando así un círculo virtuoso para la empresa veterinaria.

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