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¿Sirve tener un presupuesto de ingresos en la veterinaria?

Sin dudas, el éxito de estas empresas demanda trabajo en su gestión. Profesionalizar la administración de la clínica incluye realizar presupuestos al detalle para identificar los problemas y solucionarlos a tiempo. Sí, claro que sirve.

Por José Luis Villaluenga
www.rentabilidadveterinaria.es

Cuando nos nombran la palabra “presupuesto” nos pueden venir a la mente diferentes cosas: el presupuesto de una reparación de un automóvil, de una refacción en la clínica, de una campaña de marketing, de un viaje de vacaciones… Pero también podemos pensar en el presupuesto de ingresos que queremos conseguir este año en la veterinaria, los presupuestos que debemos entregar al cliente antes de realizar servicios veterinarios complejos (cirugía, limpieza de boca, castración) o de los gastos estimados en determinadas partidas. En esta nota, nos vamos a centrar en el presupuesto de ingresos y analizaremos por qué hay que hacerlo y cómo.

¿Qué es y cómo hacer un presupuesto en una veterinaria?

Presupuestar es adivinar o predecir con antelación los números que se van a conseguir de determinadas variables.
Es pronosticar e intentar acertar en las previsiones que se hacen. Generalmente, son datos numéricos y están circunscritos a un periodo determinado de tiempo.
Para hacerlos, se toman los números históricos de los últimos 3-5 años de las variables que queramos presupuestar y se ajustan las cifras en función del entorno PESTEL (político, económico, social, tecnológico, ecológico y legal), el entorno competitivo (clientes, competencia y proveedores) y nuestras fortalezas y debilidades.
En el caso de que no exista un histórico, que no tengamos acceso a los datos anteriores o que iniciemos la actividad por primera vez, presupuestar será más difícil y habrá que intentar averiguar cómo les fue a empresas competidoras en sus inicios, a otros sectores industriales parecidos o contratar a un consultor especializado en el área de gestión. En este caso, posiblemente haya una mayor dificultad a la hora de presupuestar.

Presupuesto de ingresos

Todas las clínicas veterinarias deberían planificar el presupuesto de ingresos anual dos o tres meses antes de acabar el año anterior. Es decir, el presupuesto de ingresos de tu veterinaria para el año 2021, lo deberías hacer en octubre-noviembre de este año.
Veamos, a través de un ejemplo real, cómo se calculó el presupuesto de ingresos totales de una veterinaria española para el año 2020. Utilizando una planilla de Excel, hemos identificado los ingresos totales y los ingresos por servicios (clínica), productos (tienda) y peluquería de los últimos siete años, aunque con cinco años podría ser suficiente (Ver Figura N° 1).

FIGURA N° 1: INGRESOS ANUALES SIN IVA EN EUROS POR ÁREAS DE NEGOCIO
2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
Clínica 110,343 107,979 107,769 110,279 110,216 110,081 118,059
Tienda 38,031 32,678 32,024 30,886 31,992 28,17 28,43
Peluquería 6,467 6,338 6,651 7,268 5,71 6,012 6,492
Total 154,841 146,995 146,444 148,433 147,918 144,263 152,981
% +/- Año anterior -5,00% 0,30% 0,60% -0,50% -2,00% 6%

Al analizar el histórico de ingresos y su comportamiento, vemos que la clínica, después de 5 años de unas ventas cercanas a los 150.000 euros (por ejemplo), creció un 6% en el 2019 e invirtió la tendencia de los años anteriores.

¿Qué presupuesto estimaremos para el año 2020?

Con estos números en la mano, analizaremos el entorno PESTEL y el entorno competitivo del sector. Valoraremos el crecimiento estimado del sector (siempre habrá alguna fuente que lo pronostique), valoraremos las fortalezas y debilidades y cómo actuar sobre estas últimas, y definiremos el plan comercial de la veterinaria para el siguiente año.
En este caso real (evidentemente sin contar el papel del COVID19 porque en ese momento no sabíamos nada de él) el entorno era positivo. Nos propusimos implementar herramientas de fidelización de clientes y un mayor control de los recordatorios de la medicina preventiva, además de contratar a media jornada a un nuevo auxiliar. Por otro lado, planificamos ofrecer bonificaciones con puntos por la venta de alimentación y accesorios, y poner en marcha un nuevo servicio de autolavado de mascotas dentro de la peluquería, en las horas que no se brinda este servicio.
Entonces, en el presupuesto de ingresos por áreas de negocio y global se estimó un crecimiento anual del 9%, como se ve en la Figura N° 2.

FIGURA N° 2: PRESUPUESTO ESTIMADO 2020
Ingresos € Año anterior +/-
Clínica 129,865 10%
Tienda 29,881 5%
Peluquería 6.817 5%
Total 166,533 9%

Control y seguimiento

Nos queda un aspecto importante para analizar: cómo controlamos y hacemos seguimiento del presupuesto anual para saber si se está cumpliendo y, en caso de no ser así, tomar las acciones necesarias para corregirlo.
Pues la única opción es mensualizar el presupuesto anual global (total) y hacer un control y seguimiento mensual y acumulado, según se vayan sumando los meses sucesivos.
¿Y cómo hacemos esto?
Si dividimos 166.533 unidades monetarias por 12 meses nos quedan 13.877,75 unidades monetarias mensuales.
¿Es esto correcto? No, porque hay estacionalidad en determinados meses y por lo tanto trimestres. ¿Qué se debería hacer?
Tomar los últimos 3-5 años y sus ventas mes a mes, y calcular la media aritmética de cada uno de los meses. Todos ellos sumarán el 100%. Para mensualizar ese presupuesto de 166.533 unidades monetarias deberemos multiplicar esa cantidad por el porcentaje resultante de cada uno de los meses. Aquí hemos repartido en los 12 meses del año un presupuesto anual de 484.214 euros para el 2020, multiplicando esta cantidad por la media aritmética de cada uno de los meses, haciendo el histórico de los últimos cinco años (2015 a 2019). Veremos que en cada mes hay una cantidad diferente.
Esta es la mejor forma de controlar mes a mes la evolución de los ingresos globales y analizar desvíos potenciales para poder tomar decisiones.
Podríamos incluso “rizar más el rizo” y disponer de un presupuesto de ingresos globales diario. ¿Cómo hacerlo? Tomando cada mes el presupuesto monetario global asignado y dividirlo por el número de días de trabajo, descontando domingos y feriados.
En la Figura N° 3 podemos ver un ejemplo real de una clínica veterinaria.


En el mes de marzo de 2020, con un presupuesto mensual de 45.572 euros y 26,5 días de trabajo (esta clínica abre los sábados y domingos por la mañana por lo que el fin de semana lo contamos como un día completo), se obtuvo un presupuesto de 1.720 euros por día.
Al sumar día a día se ve cómo va el acumulado mensual a esa fecha.

Es posible

Parece trabajoso, pero vale la pena hacer estos presupuestos anuales, mes a mes y día a día. Cuanto más al detalle bajemos y controlemos, más fácil será tomar decisiones si no se alcanzan los objetivos porque nos permitirá analizar detalladamente en qué día o mes está el problema y valorar las causas.
Igualmente, si utilizamos los ingresos mensuales para incentivar al personal de la clínica, es importante que las personas sepan día a día si están cerca o lejos de los objetivos, para poder tomar acciones correctoras y al final alcanzarlos.
Una veterinaria es una empresa y cómo tal hay que contemplarla.
Para trabajar de forma profesional, es necesario realizar este y otros presupuestos. Si no, te quedarás desfasado y no podrás seguir coescribiendo el libro de futuro del rubro de animales de compañía.

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