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La anamnesis de tu empresa veterinaria: ¿Por dónde empezar?

Con los indicadores correctos y un buen trabajo en equipo, podrás hacer un correcto diagnóstico de la salud de tu veterinaria y encontrar las variables para crecer.

Escribe Javier Sánchez Novoa
MERCADER Consultora en Gestión Veterinaria.
javier.sanchez@consultoramercader.com.ar

Seguramente vas a coincidir conmigo en que realizar una correcta anamnesis es clave para determinar un diagnóstico certero; también revisás a tus pacientes buscando indicios que te ayuden en la ruta diagnóstica, incluso conversás con el tutor y le hacés preguntas.
Ahora… ¿te preguntaste si deberías hacer lo mismo con tu empresa veterinaria?
¡Javier!, yo no soy empresario/a, ¡soy médico/a veterinario! Lo sé, por eso te propongo establecer un paralelismo entre tu paciente y tu empresa veterinaria.
Observá estas similitudes, vas a ver qué deberías trabajar en forma similar.

  • Ambos son “organismos”. Aunque uno no es biológico (empresa) los dos son dinámicos y con procesos internos que pueden alterar su salud.
  • Ambos organismos pueden ser “revisados” en su medio interno.
  • Ambos pueden enfermar.
  • En ambos organismos se pueden estudiar indicadores claves. En tu paciente podés realizar un hemograma y una bioquímica; mientras que en tu empresa podés determinar un control de indicadores claves de gestión (KPI).
  • En ambos organismos podés plantear estrategias de tratamiento para recuperar la salud.
  • Ambos te necesitan a vos como médico veterinario / gerente para poder “tratarse y curarse”.
  • El equilibrio de su medio interno es la clave para poder seguir viviendo; esto para los dos organismos.

¿Ahora coincidís conmigo en que realizar una correcta anamnesis es clave para el diagnóstico y tratamiento de tu empresa veterinaria?
No hace falta que tu empresa esté atravesando un “periodo de enfermedad”, también podés realizar un control del medio interno y anticiparte a los impactos: prevención.

Los Indicadores Claves de Gestión

Te quiero contar de qué se trata esto de los Indicadores Claves de Gestión (KPI).
Son cifras numéricas que pueden estar expresadas en pesos ($), en porcentaje (%) o en unidades, que nos muestran un desempeño de un área / servicio / producto de tu empresa (Ver Tabla N° 1).
Incluso podemos hacer un seguimiento de estos indicadores y plantearnos objetivos. Por ejemplo, alcanzar una tasa vacunal del x% de los pacientes.
Para lograr esto se deberá desarrollar una estrategia correctiva para trabajar con medicina preventiva y aplicar mayor cantidad de vacunas en los pacientes.
Te pongo un ejemplo, es como declarar que la tasa vacunal en tu veterinaria está mejor a decir que aumentó un 15,5%. Es decir, pasar del “más o menos” a una precisión.
Esta metodología podrías ampliarla a otros indicadores dentro de tu veterinaria, por ejemplo, las unidades de consulta, cirugías, productos vendidos, etc.
Tenés diversas formas de expresar estos indicadores, teniendo en cuenta el proceso inflacionario que transitamos en nuestro país, la evaluación es conveniente realizarla en unidades.

¿Por dónde empezar?

Es muy importante conocer el medio interno de tu veterinaria para poder comprender que todas las dimensiones que la componen están relacionadas y los resultados de cada una de ellas afectan el desempeño de las otras.

Te propongo los siguientes pasos para realizar una correcta anamnesis de tu empresa veterinaria.
Primero, comenzá a explorar el sistema de gestión de tu veterinaria. Si no tenés uno, va a ser muy complicado poder conocer el medio interno de la veterinaria.
Es necesario que te amigues con el Excel, es tu gran aliado en esta misión.
Luego, determiná a conciencia qué variables querés medir. Diseñá un cuadro en Excel con estas variables en un eje y en otro los meses. Planteate objetivos reales, alcanzables y escalables en el tiempo de cada una de estas variables.
A continuación, realizá un seguimiento de los resultados arrojados periodo a periodo y volcalos en la planilla. Controlá cada indicador y su desempeño en el tiempo y pensá en acciones a realizar en cada una de estas variables o indicadores de análisis si comienzan a disminuir.
Por último, conversá con tus equipos para que registren correctamente la información en el sistema de gestión, así podrás confiar en los datos que arroja el sistema. Recordá que lo que no podés medir no lo podés optimizar, por lo tanto controlar los indicadores de tu empresa veterinaria es clave.

Interrelación y trabajo en equipo

Es muy importante conocer el medio interno de tu veterinaria para poder comprender que todas las dimensiones que la componen están relacionadas y los resultados de cada una de ellas afectan el desempeño de las otras.
En la edición de agosto de la Revista 2+2 escribí un artículo sobre la evaluación del personal en donde vas a poder conocer estas dimensiones: recursos humanos, comunicación, finanzas, administración y comercial, todas ellas están conectadas entre sí y van a condicionar el medio interno de la veterinaria.
Con todo esto que te estoy contando pretendo ayudarte a que le des una oportunidad a la gestión veterinaria para que puedas desarrollar un proceso de profesionalización en la gestión.
En estos tiempos tan cambiantes es necesario hacer un seguimiento de la salud de tu empresa, no importa en qué estado se encuentre.

Claro que solo con controles no basta. Asociado a ellos debe estar el diseño de estrategias tendientes a estabilizar los indicadores, estrategias que deben poder aplicarse en equipo con tus colaboradores.

Si está transitando un periodo complicado en sus finanzas, es clave un seguimiento y, por el contrario, si tu empresa está transitando con muy buena salud, es un motivo más para poder realizar un chequeo mensual y mantenerla.
Claro que solo con controles no basta. Asociado a ellos debe estar el diseño de estrategias tendientes a estabilizar los indicadores, estrategias que deben poder aplicarse en equipo con tus colaboradores.
Lo sabemos, para crecer hay que trabajar en equipo. Por eso, luego del análisis de los indicadores, deberás expresarlos a tus colaboradores en una reunión mensual (más que necesario es reunirse) donde todos conozcan los resultados porcentuales de baja, estancamiento o crecimiento de las variables en estudio.
Estas reuniones de equipo son necesarias para plantear los objetivos necesarios para mejorar los indicadores que estén más deprimidos.
Con objetivos claros y un rumbo hacia dónde ir, podemos avanzar.
Todo este contexto de análisis, seguimiento, diseño de estrategias e implementación van hacer que el medio interno de la veterinaria conserve su salud.
¿Te animás a dar un paso más en tu empresa y realizar una anamnesis de tu veterinaria? Hay mucho por descubrir, animate a gestionar tu empresa.

KPI para la clínica

Estos son algunos ejemplos de diferentes Indicadores Claves de Gestión (KPI) que podés registrar en tu veterinaria.
Si bien hay muchos más, siempre es bueno comenzar con indicadores simples que te permitan generar la “gimnasia” de identificar los resultados y generar un seguimiento.
• Número de consultas.
• Número de consultas pediátricas.
• Número de vacunas aplicadas (y cada una de ellas).
• Ventas generales.
• Ventas por segmento / área.
• Unidades vendidas de alimento prescripto (en caso que lo comercialices).
• Laboratorio clínico, número de protocolos procesados.
• Clientes activos.
• Número de pacientes y sus visitas a tu veterinaria.
• Patologías diagnosticadas.
• Costos variables.
• Costos fijos.

Más sobre Javier Sánchez Novoa

Director en MERCADER Consultora en Gestión Veterinaria. Sub director y docente del Curso de Posgrado en Gestión y Marketing Veterinario de www.vetesweb.com. Lic. en Comercialización (Escuela Argentina de Negocios – EAN). Posgrado en Coaching, PNL y Liderazgo de Equipos (En curso en ENEB – Escuela de Negocios Europea de Barcelona). Instagram: @consultora_mercader.

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