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¿Por qué y cómo organizarnos en la veterinaria?

El problema no es en conctreto la falta de tiempo, sino el poco conocimiento que existe para lograr gestionarlo.
Compartimos aquí algunas estrategias para ser más organizados y eficientes en el día a día.

Escribe Eliana Mogollón
Consultora en Gestión y Marketing Veterinario.
elianamogollonvergara@gmail.com

Vivir agobiados por la falta de tiempo se ha vuelto un fenómeno originador de dificultades de salud a nivel mundial. Este mal afecta a profesionales en diferentes sectores de la economía y por supuesto, la industria veterinaria no es la excepción.
Es usual escuchar a los profesionales veterinarios decir cosas como: “no tengo tiempo para gestionar o gerenciar adecuadamente la clínica”, “no tengo tiempo para hacer seguimiento de los pacientes que salieron de hospital”, “no me queda tiempo para manejar las redes sociales de la empresa”… Y lo más grave de todo, cuando dicen: “no tengo tiempo para tener una vida social o familiar apropiada”.
Este problema debe tener una solución urgente, pues está comprobado que la sensación de sentir que el tiempo no es suficiente causa improductividad y frustración en los equipos de trabajo y, por ende, aumenta el nivel de estrés laboral.
El reto de saber gestionar el tiempo, se vuelve determinante en el camino del crecimiento empresarial de las clínicas veterinarias. Aquellas empresas que logren resolver este desafío tienen una mayor probabilidad de desarrollo.
Veamos algunas estrategias para poder lograr una mayor optimización del tiempo en sus labores:

El reto de saber gestionar el tiempo se vuelve determinante en el camino del crecimiento empresarial de las clínicas veterinarias. Aquellas empresas que logren resolver este desafío tienen una mayor probabilidad de desarrollo.

1. Objetivos claros, metas visibles.

Tener claro el objetivo o la meta que quieren conseguir debe ser siempre el primer paso para poder organizar su tiempo.
No tener claridad de esto es similar a desconocer cuantos kilómetros deben correr en una maratón. No sería racional salir a “correr” por largas horas sin conocer en qué distancia encontraran la meta, pues únicamente conseguirán estar extenuados e insatisfechos y en algún momento el cansancio les hará abandonar la competencia.
Hagan una pausa, tómense unos minutos y piensen en lo que quieren lograr, en esos sueños que quieren conseguir con sus empresas. Les aseguro que hacer ese ejercicio es la mejor inversión de tiempo que pueden hacer.

2. “Ladrones” de tiempo.

Luego de tener claros sus objetivos, una tarea importante que aportará valor en la organización del tiempo, será identificar cuáles son esas fuentes de distracción que les restan concentración en el día a día.
Realicen una lista de sus “ladrones” de tiempo y evítenlos al máximo.
Aquí les dejo tres de los más comunes:

  • Excesivo consumo de contenido en redes sociales.
  • No saber decir que NO a todo lo que les piden hacer o solucionar.
  • No evadir personas distractoras en el equipo de trabajo.

3. No improvises, planifica.

Aquí llegamos a paso fundamental. Organizar su mes, semana o día es importante para saber en qué punto de evolución están sus tareas pendientes. Precisamente esto hará que evalúen de manera más objetiva el valor del tiempo.
Vamos con un pequeño ejemplo.
Supongamos que uno de sus objetivos semanales es llamar a 5 pacientes para hacer seguimiento de su tratamiento. Esta tarea la dividen en 5 días, por lo cual tendrán que llamar cada día a 1 paciente.
Si pasados 4 días apenas han logrado llamar a 2 pacientes, deberán entonces organizar mejor su tiempo para adelantar las 3 llamadas pendientes. El cumplimiento de estas pequeñas metas hará que su mente minimice ansiedad por falta de tiempo.
En este punto tengan en cuenta que los imprevistos también necesitan un espacio.
Siempre aparecerán cosas que no estaban programadas y requieren solución inmediata, por eso es necesario que una parte de su día la dejen libre para evitar que luego se les acumulen excesivamente las tareas.

4. Sistema de agenda.

En la clínica veterinaria es necesario optar por un sistema que permita organizar y programar con anterioridad las citas de los servicios que ofrecen (consultas, cirugías, ecografías, baños y peluquerías entre otros).
Esto permitirá organizar a diario el tiempo aproximado de ejecución de cada uno de ellos y la capacidad del número de personas que necesitan para brindar con calidad cada servicio.
Si aún no cuentan con un sistema de gestión (software), pueden utilizar Excel como herramienta para organizar esta labor.

5. Urgente Vs. Importante.

Urgente e importante no tienen el mismo significado y saber diferenciarlos es clave en esta gestión.
Lo urgente requiere de acción inmediata, lo importante aporta valor, pero puede tener un plazo más extenso de ejecución.
Les dejo la matriz Eisenhower que pueden utilizar como herramienta para clasificar las tareas que tienen pendientes y así ejecutarlas en el orden adecuado.
Con lo anterior es muy importante que intenten no dejar tareas a la mitad, es decir, que no inicien una tarea sin haber terminado la que tenían programada anteriormente. De lo contrario todo les resultará urgente en algún momento.

6. Zapatero a tus zapatos.

Es común ver a los médicos veterinarios (en especial a los propietarios de clínica) tratando de cumplir con tareas en múltiples áreas.
Fácilmente en un mismo día pueden llegar a ser administradores, líderes de mercadeo, jefes de recursos humanos y cirujanos al mismo tiempo.
Esto es común cuando recién se inicia un emprendimiento por la limitante en el presupuesto, pero con el tiempo debe ser diferente y deben aprender a delegar funciones a otras personas.
Evalúen cuáles son sus aptitudes y actitudes más poderosas y potencialícenlas a favor de la clínica. Al mismo tiempo, consideren cuáles son sus debilidades y deleguen estas funciones en personas con perfil adecuado para tal fin.
Recuerden que, si no dominan bien una labor por falta de conocimiento o habilidad, no solo les costara mucho más tiempo ejecutar la tarea, sino que su proceso puede desgastarlos física y emocionalmente y sus resultados, desanimarlos.

7. Entorno organizado y personal bien enfocado.

Muchas veces pasamos por alto este punto, pensando que no tiene mucho que ver con la gestión del tiempo, pero definitivamente no es así.
Tener todo limpio y organizado es clave para lograr procesos más rápidos y efectivos. Aquí les dejo unos ejemplos, que respaldan lo anterior.

  • En el quirófano: Tener listo, organizado y esterilizado el material quirúrgico que el médico va a requerir en las cirugías del día, ayudará a agilizar el tiempo de cada intervención y disminuirá los atrasos por eventualidades.
  • En hospital: Asignarle un espacio a los insumos y bitácoras de cada paciente, ayudará a gestionar y disminuir los tiempos de dosificación de cada uno de ellos. Así mismo disminuye la posibilidad de confusión en el tratamiento médico de cada mascota. También les recomiendo que tengan un tablero con las tareas pendientes de hacer para que en cada cambio de turno se pueda hacer seguimiento de estas.
  • En consulta: Tener organizados y de fácil alcance los elementos básicos (termómetro, guantes, fonendoscopio, equipo de órganos), no solo evita que el médico gaste tiempo en ir por ellos a otro lugar, sino que también genera una buena experiencia con el cliente.

8. No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy.

No pospongan las tareas, con independencia a que algunas resulten ser más retadoras que otras.
Si dejan para mañana lo que deben hacer hoy, seguramente aumentará su ansiedad y adicionalmente que con menor tiempo o plazo de entrega su nivel de concentración no será el mismo.

9. Comunicación con el equipo.

Aun si sus equipos son pequeños, es necesario que hagan pequeñas reuniones que les permitan conocer qué novedades pueden estar desconociendo y con esto puedan darles trámite en el momento necesario, antes de que esta se vuelva un imprevisto nuevo.
Para finalizar, podemos concluir que el problema no es la falta de tiempo, el verdadero problema es la falta de gestión del mismo.
Me sentiría muy satisfecha si después de que lean este artículo, deciden hacer una pausa para pensar en el verdadero objetivo que quieren lograr, ese que va más allá de un crecimiento empresarial, ese objetivo que sí vale la pena conseguir: tener una mejor calidad de vida, una tranquilidad emocional o un equipo de trabajo más feliz, por ejemplo.
Y repitan esta reflexión de Jim Rohn: “El tiempo es más valioso que el dinero. Puedes obtener más dinero, pero no puedes obtener más tiempo”.

Herramientas de apoyo para abordar el tema

Actualmente encontramos muchas opciones de aplicaciones o programas en el mercado que nos ayudan con la organización del tiempo.
Evalúen según sus necesidades cuál se adapta mejor a sus empresas. Aquí les dejo algunas opciones para que investiguen:

  • Trello.
  • Asana.
  • Monday.
  • Todoist.

Sin embargo, si ustedes evidencian que les funcionan herramientas más sencillas como Excel o una simple libreta, pueden seguir usándolas.
Lo importante es que tengan control del “Check list” de sus labores pendientes y que estas las logren optimizar en el tiempo.

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