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¿Para qué necesito un Tablero de Control en la veterinaria ¿Cómo lo armo?

Te contamos porqué incorporar esta herramienta a la gestión de las veterinarias de grandes animales. Detallamos cómo se confecciona y qué beneficios trae.

Escribe Antonio José Castelletti
MV. MBA. Zoetis Argentina
antonio.j.castelletti@zoetis.com

Muchos de los veterinarios de grandes animales venden productos y/o servicios profesionales desde su veterinaria. Además, algunos poseen negocios adyacentes como talabartería o nutrición, por nombrar algunos.
En todos estos casos es importante saber cómo viene cada unidad de negocio en particular y la veterinaria como empresa en general.
En cada unidad de negocio es importante, como hemos visto en otras notas, tener una planificación estratégica -de cada negocio en particular- donde podemos definir los objetivos, los cuales deben tener ciertas características:

  • Específicos: ¿qué queremos lograr?
  • Medibles: ¿cuánto queremos lograr?
  • Asignable: tiene que haber una persona responsable de ese objetivo.
  • Realista: ¿lo podemos lograr con los tiempos actuales que disponemos y con los recursos que tiene mi empresa?
  • Medible: ¿cuándo se va a lograr?

Un ejemplo de un objetivo puede ser incrementar las ventas de alimento balanceado en un 10% en mostrador en el mes de julio.
Muchas veces por falta de tiempo o de organización es difícil el monitoreo mensual de las variables del negocio en la veterinaria.

El primer paso a una gestión más eficiente

Una de las herramientas utilizadas en gestión es el cuadro de mando integral.
Posee cuatro perspectivas principalmente que son las siguientes: financiera, del cliente, de aprendizajes y crecimiento e interna donde se ponen de manifiesto los indicadores a partir de una visión y misión empresarial.
Muchas veces empezar a trabajar con esta herramienta se hace difícil.
Por eso, una manera conveniente para comenzar a medir más de una variable es dar un primer paso con el uso de un Tablero de Control.
El Tablero de Control es una herramienta gerencial que tiene por objetivo principal presentar el estado actual de uno o varios elementos de la medición (indicadores, planes, estrategias, iniciativas) de la gestión de una empresa, en este caso la veterinaria, bien sea a nivel global o por cada una de sus áreas o procesos.

¿Qué son los indicadores o KPI?

Un indicador, métrica o KPI (indicador clave de rendimiento) es aquel cuyos resultados permiten saber cómo están funcionando nuestras acciones y mejorar aquello que estamos midiendo.
Los indicadores dan información para facilitar la toma de decisiones y nos permiten medir cada proceso: el ingreso que genera, cuáles son los gastos, comparar entre distintos periodos.
Existen múltiples KPI y todo depende del grado de accesibilidad de la información y grado de análisis que uno quiera llevar.
De cada indicador, se debe determinar:

  • Frecuencia de actualización: tiempo que transcurre entre distintas actualizaciones de los datos (diaria, semanal, mensual, etc.).
  • Apertura: forma en la cual se puede clasificar la información para acceder a sucesivos niveles de desagregación (matrices multidivisionales por producto, sector geográfico, concepto de análisis, entre otros).
  • Referencia: base sobre la cual se desean calcular las desviaciones. Puede ser un estándar, la historia, el mes anterior, el promedio de los últimos doce meses, el presupuesto inicial o revisado, un objetivo o una meta, etc.
  • Parámetro de alarma: niveles por encima o por debajo de los cuales un indicador es preocupante. En este caso una alarma podría ser una disminución en la cantidad de unidades vendidas en el segmento antiparasitario en el mes de marzo o abril. En muchos casos se puede usar un sistema de semáforos como por ejemplo: si el % es mayor o menor a unidades vendidas que el mismo mes que el año pasado usando el siguiente criterio de alarmas según el porcentaje de crecimiento o no:
    2% ˜ 1% ˜ -1%
  • Gráfico: forma de representar gráficamente la realidad que muestra la información (gráfico de torta, barras, líneas, etc.).
  • Responsable de monitoreo permanente: debe existir un responsable de cargar la información y el seguimiento de los indicadores.

La previa

Antes de elaborar el tablero, se deben revisar los datos y pensar, qué información se puede obtener y qué información se desea obtener.
En esta etapa es importante determinar quiénes son los que tomarán esa información y quiénes serán los interesados en leerla posterirmente.
En el armado del Tablero de Control podemos definir en primer lugar las unidades de negocio de la veterinaria, como por ejemplo se muestran en la Tabla N° 1.

¿Para qué se utilizan los tableros de control en las veterinarias?

Las veterinarias de grandes animales desarrollan estrategias (ejemplo: precampañas), planes (ejemplo: descuentos o promociones) y tácticas (ejemplo: visitas a clientes o charlas a futuros clientes) todo el tiempo a lo largo del año comercial.
Los Tableros pueden ayudar a los veterinarios a trazar estos planes, a evaluar cómo van los objetivos planteados.
Los Tableros de Control ayudarán a las veterinarias a tomar decisiones a partir de información consolidada (Ver Cuadro N° 1).

Beneficios de su uso

Lo ideal es empezar utilizando los indicadores que ya hay disponibles en la veterinaria. Las métricas o KPI deben ser fáciles de calcular y entender; si llevan más tiempo que el ahorro que pueden generar debe evaluarse su utilidad. Puede ocurrir con el tiempo que algunas métricas dejen de ser necesarias y otras puedan surgir.
Algunos de los beneficios que se ve en la implementación de tableros de control en las veterinarias de grandes animales son la visibilidad rápida y concisa, brindan una mayor visibilidad con la información disponible; menor tiempo en el análisis y toma de decisiones, ayuda a mejorar los pronósticos comerciales, se visualiza de una mejor manera las ventas y compras.
Los Tableros de Control deben ser uno de los pasos para ir tomando información y analizarla de manera rápida para después llegar a un Cuadro de Mando Integral. En ese punto, el veterinario desde su veterinaria puede delinear su visión y misión, a la vez de poder bajar esto a objetivos claros que le permiten crecer o mantenerse en el mercado.

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